ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE (SIRCAAQ)

  • Lieu de travail : Société immobilière du Regroupement des centres d'amitié autochtones du Québec
  • Adresse : 85, boulevard Bastien, Wendake
  • Salaire : Entre 49 363$ et 65 134$
  • Statut : Employé.e régulier.ère à temps plein
  • Date d'entrée en fonction : Dès que possible
Délimitation description

RESPONSABILITÉS

De façon générale

Sous la supervision de la coordination de l’administration, des opérations et des RH, la personne titulaire assure le bon fonctionnement de l’organisation en exerçant des activités relatives au secrétariat, à l’administration et à la logistique. L’adjoint.e administratif.ve est responsable d’effectuer une variété de tâches administratives, de bureau et de secrétariat. Ces tâches consistent à fournir un soutien aux différents départements et aux collègues, à répondre aux besoins quotidiens de l’organisation et à gérer les activités administratives générales de la SIRCAAQ.

De façon plus spécifique
Gestion du courrier et des documents
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique ainsi que les autres documents reçus. Coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes;
  • Envois postaux, diverses photocopies et numérisation de documents;
  • Effectuer du classement papier (classeur) et sur le réseau, saisies de factures, etc.;
  • Maintenir un registre de contacts.
Répondre aux demandes de renseignement
  • Répondre aux demandes de renseignement reçues par téléphone et par courrier électronique, et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • Répondre aux courriels des locataires, envoi d’avis aux locataires.
Classement et gestion des dossiers d’information
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information;
  • Concevoir et mettre en place un système de classement. S’assurer que tous les documents administratifs de la SIRCAAQ sont à jour;
Rédaction et révision
  • Préparer, saisir à l’ordinateur, réviser et relire des correspondances, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d’autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites. Effectuer la production et la mise en page de documents;
  • Création de bons de commandes et de bons de travail de maintenance;
  • Rédaction d’ententes de service et de réclamations;
  • Préparation de divers rapports d’activités (hebdomadaire, mensuel, annuel).
Organisation des conseils d’administration
  • Organiser les conseils d’administration. Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions. Rédiger les procès-verbaux et les résolutions des instances décisionnelles de la SIRCAAQ;
  • Maintenir à jour le registre des résolutions;
  • Rédiger les procès-verbaux de différents comités.
Logistique
  • Gérer les arrangements logistiques nécessaires à la tenue de rencontres à l’extérieur;
  • Soutenir la logistique d’événements (conférences de presse, pelletées de terres, inaugurations officielles, assemblées, activités, etc.);
  • Organiser les voyages/déplacements et faire les réservations nécessaires.
Collecte de données et de statistiques
  • Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements afin d’appuyer diverses activités de l’organisation;
  • Assurer le respect des exigences des langues officielles.
Gestion des fournitures de bureau
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
  • Recherche de fournisseurs/fournitures et équipements spécifiques.
Gestion des réseaux sociaux
  • Appuyer le.la conseiller.ère en communications dans diverses tâches comme la gestion des médias sociaux.
Toute autre tâche connexe

EXIGENCES

Formation et expériences exigées
  • Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en secrétariat, bureautique, administration ou un domaine jugé pertinent, combiné à un minimum de trois (3) années d’expérience de travail pertinentes;
  • Expérience dans le domaine de l’immobilier (un atout);
  • Habiletés informatiques au niveau de la suite Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) et de gestion de parc immobilier (cogiweb);
  • Aisance avec les réseaux sociaux;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Excellente maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite (un atout).
Aptitudes et habiletés recherchées
  • Adhérer à la mission et aux valeurs de la SIRCAAQ;
  • Connaissance de la culture et des réalités autochtones;
  • Orienté.e service à la clientèle (interne et externe);
  • Éthique professionnelle;
  • Grande facilité à communiquer et à écouter;
  • Sens de l’organisation;
  • Rigueur et souci du détail;
  • Esprit d’initiative, autonomie et proactivité;
  • Respect de la confidentialité;
  • Esprit d’analyse et bon jugement;
  • Respect, empathie et discrétion;
  • Capacité d’adaptation à tout type de milieu et à tout type de clientèle;
  • Aptitudes et facilité pour le travail en équipe et en collaboration.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt au plus tard le 28 avril 2024 à 16h.

SOCIÉTÉ IMMOBILIÈRE DU REGROUPEMENT DES CENTRES D’AMITIÉ AUTOCHTONES DU QUÉBEC
À l’attention de monsieur Laurent Odjick (laurent.odjick@sircaaq.ca)
Prendre note que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

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