Adjoint(e) administratif(ve)

  • Lieu de travail : Regroupement des centres d'amitié Autochtones du Québec
  • Adresse : 85, Boul. Bastien, bureau 100, Wendake (QC), G0A 4V0
  • Salaire : 41 229 $ - 52 289 $ Avantages sociaux compétitifs
  • Satut : Employé régulier à temps plein
  • Date d'entrée en fonction : Mars 2019
Délimitation description

DESCRIPTION DE L’ORGANISATION

Le Regroupement des centres d’amitié autochtones du Québec (RCAAQ) est l’association provinciale des Centres d’amitié autochtones du Québec. Notre mission est de militer pour les droits et les intérêts des citoyens autochtones dans les villes tout en appuyant les Centres d’amitié autochtones du Québec dans l’atteinte de leur mission.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision de la directrice générale, l’adjoint(e) administratif(ve) apporte un soutien en matière de secrétariat, d’administration et de logistique pour la direction de l’organisation ainsi que l’ensemble de l’équipe.

De façon plus spécifique :

En matière de réception du bureau

  • Faire le suivi des demandes téléphoniques ou écrites, accueillir les visiteurs, distribuer le courrier et les télécopies;
  • Tenir le registre de courrier entrant et sortant;
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau et préparer les commandes;
  • Effectuer les achats en magasin, lorsque nécessaire;
  • Etre responsable des centres de photocopies, des timbreuses, des imprimantes et de la sauvegarde informatique;
  • Gérer le système de protection du bâtiment.

En matière de tâches administratives

  • Effectuer la production et la mise en page des documents de projets tels que correspondance générale, compte rendu de réunions, rapports, mémos, etc.;
  • Assurer le respect des exigences des langues officielles pour tous les documents du RCAAQ;
  • Rédiger les procès-verbaux et résolutions des instances décisionnelles du RCAAQ;
  • Maintenir à jour le registre des résolutions;
  • Concevoir et mettre en place un système de classement papier et électronique;
  • Mettre à jour le calendrier général des activités de l’organisation;
  • Assurer le suivi des comptes de dépenses;
  • Gérer les besoins en traduction écrite et simultanée;
  • Gérer la petite caisse.

En matière de logistique d’événements

  • Fournir un soutien administratif et logistique dans la planification et l’organisation lors de la tenue d’événements ou de rencontres (déplacements, réservations, préparation des trousses de documents). Peut être appelé à y assister pour prendre des notes et au besoin.

EXIGENCES

Formation et expériences

  • Études professionnels ou collégiales dans le domaine de la bureautique, de l’administration combinées à un minimum de trois (3) années d’expérience de travail pertinentes;
  • Maîtrise de la suite Office.

Aptitudes et habiletés

  • Éthique professionnelle
  • Écoute active
  • Sens de la priorisation, de la planification et de l’organisation
  • Esprit d’équipe
  • Rigueur et souci du détail
  • Proactivité
  • Respect de la confidentialité
  • Bonne gestion du stress et capacité d’adaptation
  • Polyvalence
  • Excellente maîtrise du français
  • Excellente compréhension de l’anglais

En vertu des politiques du RCAAQ, la priorité sera accordée aux candidats autochtones.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt au plus tard lundi le 11 février 2019, 16h30. Aucune candidature reçue après cette date et heure ne sera considérée.

Regroupement des centres d’amitié Autochtones du Québec

À l’attention de Mme Tanya Sirois

Objet : Candidature pour le poste d’adjoint administratif

Par courriel seulement : tanya.sirois@rcaaq.info

Prenez note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

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